Feladat (ki) szervezés 1. rész avagy hogyan határozzuk meg, hogy mit szervezünk ki

Egy vállalkozás/vállalat hatékony működésének az alapjait a hatékony munkafolyamatok adják.
Minél sikeresebb kezd lenni egy vállalkozás annál nagyobb az adminisztrációs "teher".
A vezető, akkor tud a leghatékonyabban a vállalkozása növekedésére koncentrálni, ha csak a vezetői feladatokkal kell foglalkozzon.

És sorolhatnánk még a fentihez hasonló közhelyesnek tűnő alap igazságokat.

Azért, hogy a fenti mondtatok tartalommal teljenek meg arra kérdésre kell választ találni, hogy mindezt HOGYAN valósítsa meg. (Gondolom a miért az senkinek sem kérdés már)

Az első dolog, amire szükség van az, hogy legyenek munkafolyamataink. 
Az, hogy én a magam módján megoldom, nem munkafolyamat. 

Egy-egy feladatnál meg kell határozni mi a cél az elvégzésével.
Fontos meghatározni, hogy a kívánt cél eléréséhez milyen lépéseken "kötelező" keresztül menni, vagy szabadkezet kap az elvégzője, csak legyen elvégezve a feladat.

Ennek egy másik fontos alapja, hogy tudjuk pontosan milyen folyamataink vannak.
Érdemes erről "leltárt" készíteni.

Ha nem szeretjük az ilyesmit, akkor a megkérhetjük a kiválasztott virtuális asszisztenst, akivel dolgozunk, hogy miközben átveszi a feladatinkat szedje rendszerbe mik is vannak pontosan.
Így megússza a vezető a lista készítést, a virtuális asszisztens mélyebben átlátja a feladatokat, sőt akár olyan folyamatokra is fényderül amit eddig nem tekintettünk kiszervezhetőnek, holott csak időt vesz el az elvégzésük.

Vegyünk egy példát mi is az, amit vezetők általában nem szívesen adnak ki a kezükből:
- banki utalások jóváhagyása
De itt kiszervezhető ezeknek a berögzítése és összeírása
- prezentáció készítés
De a sarokpontok tisztázása után kiszervezhető az elkészítés és vezetőként a végén csak testre kell szabni.

Láthatjuk, hogy minden vezetői döntés és feladat előtti, folyamatosan ismétlődő tevékenység átadható egy megbízható virtuális asszisztensnek.