Feladat (ki) szervezés 3. rész avagy HOGYAN is csináljuk, hogy jó legyen

A feladat delegálásnál már meghatároztuk a kiszervezendő feladatokat, illetve eldöntöttük, hogy mi a cél amit szeretnénk elérni.
Már csak a megvalósítás maradt. Hogyan is fogjunk hozzá?

Szeretem ha minden rendszerezve van, ezért most szedjük pontokba az eddigieket:

1. Feladat meghatározás (MIT)
2. Elvárások meghatározása (CÉL)
3. Megfelelő személy megtalálása (KI)
4. Cselekvési terv (HOGYAN)
5. A feladat elvégzésének nyomonkövetése 

Arról már a korábbi bejegyzések szóltak, hogy miként határozzuk meg a MIT és a CÉLT. Sőt arról is volt már bejegyzés korábban, hogyan válasszunk virtuális asszisztenst, vagyis a KI  kérdésre is találunk választ a bejegyzések közt.

A HOGYAN, az a kérdés ami a gyakorlati megoldása a feladatoknak. És egyben a sikeres feladat delegálásunk alapja is, mert hiába van minden alap rendben (KI-MIT-CÉL) ha nem jól lesz kivitelezve akkor semmit sem ér.

Talán nagyon szájbarágós dolog, de legyen minden leírva.
Tudjuk a szó elszáll, az írás megmarad!
Legyen egy feladat leírásunk mindarról amit már meghatároztunk, benne határidőkkel, elvárt és elvégzendő feladatokkal.
Egy tartós együttműködésnél, ahol már ismeri egymást a megbízó és a virtuális asszisztens már kevéssé lesz ilyesmire szükség, hiszen már van egy nagyobb bizalom egymás felé, de első alkalmakkor ez mindkét fél számára biztosíték a jól és elvárt módon elvégzett feladathoz.

Már az együttműködés elején kérjünk visszajelzést a virtuális asszisztenstől (főleg egy friss megbízás esetén), hogy hogyan áll a feladat elvégzésével.
Ez segít megismerni az asszisztens munkatempóját és ezáltal lefekteti egy hosszútávú együttműködés alapjait.
Bármin szeretnénk változtatni nyíltan kell kommunikálni róla.

De fontos tudni lezárni ezt az ismerkedős időszakot is, ha hosszútávon tervezünk együtt dolgozni a választott asszisztenssel.
Mert a megbízó beleeshet egy számára is és a választott asszisztens számára is megterhelő veszélybe, ez pedig a túlmenedzselés vagy mikromenedzselés. 
Az a szituáció, amikor a megbízó túlzott szerepet vállal a feladat elvégzésében  vagy minden részletet kontrollál a munkavégzés során, ami meg felesleges energiákat vesz el mindkét féltől.

Összegezve a HOGYANt:
Legyen leírva a munkafolyamat.
Legyenek rendszeres visszajelzések a folyamat során, ne csak a végén.
Legyen nyílt és bátor a kommunikáció.