Konkrét feladatok, ahol a coachok vagy oktatók együtt dolgozhatnak egy virtuális asszisztenssel

Már eddig is sokat beszéltem a feladat delegálás mikéntjéről és hasznosságáról.

Most nézzünk néhány konkrétumot, melyekkel én már személy szerint találkoztam.

Vegyük a coachok és/vagy oktatók, képzők feladatait alapul és a velük való kapcsolódási lehetőségeket.

Lehet, hogy az ügyfelek mellett a napi "nem szeretem" feladatokra is marad energia, de miért pazarolnád az idődet rájuk, ha tölthetnéd sokkal hasznosabban is?!
Ilyenkor a legjobb döntés, alkalmazni egy virtuális asszisztenst, aki épp azokért a feladatokért él-hal, amelyeket Te gyűlölsz. 
Így marad időd a hasznosabb dolgokra és a kreativátásra.

Nézzünk néhány tipikus feladatot, melyet könnyedén át lehet adni a választott virtuális asszisztensnek:

1. Emailok
Minden kérdés, óhaj-sóhaj és érdeklődés nagy része az ügyfélszolgálati email címre fut be. Ezek nagy része megválaszolható az asszisztens által, hiszen általános kérdésekről van szó.
Ha valami konkrétum vagy kimondottan a képző vagy coach felé irányul, elegendő azt tovább engedni. Így vége az átláthatatlan levelezéseknek és tényleg csak a lényeges levelekre lehet koncentrálni.

2. Ügyfelek/beiratkozók kezelése
A folyamatos kapcsolattartás nagyon időigényes folyamat, de elengedhetetlen, hisz elégedett ügyfelekből élünk.
Nagyon sok kapcsolattartási folyamat sablonizálható. Pl. beiratkozáshoz szükséges adatok rendszerezése, köszönö üzenetek kiküldése, elégedettségi kérdőívek vagy vélemények bekérése, info anyag továbbítása stb.
Ezeket mind nagyon jól kezeli a virtuális asszisztens.

3. Közösségi média
Itt az időzítést, az üzleti oldalak, zárt csoportok kezelését, események létrehozását, a posztok napi megosztását és a kommentek moderálását is ki szokták szervezni. De akár gyűjthet ötleteket a következő bejegyzésekhez, feltérképezheti a trendeket, vagy utánanézhet az épp bevált gyakorlatoknak.

4. Számlázás
 A számlák kiállítása, a befizetések nyomon követése, és az esetleges emlékeztetők folyamatos kezelése.
Nyilvánvaló, hogy az automatikus számlázás is megoldás, de "porszem mindig tud kerülni a gépezetbe", ezért az ellenőrzés, korrigálás és az időszakos manuális számlakiállítás elkerülhetetlen.
Szerencsére a virtuális asszisztensek magabiztosan kezelik a számlázó programokat. 

5. Weboldalak aktualizálása
A virutáis asszisztens feltöltheti a megírt bejegyzéseket, aktualizálhatja a tréningeket, kezelheti az időpontfoglaló rendszert, és elvégezhet más hasonló feladatot.  
A weboldal karbantartására webfejlesztővel szokás együttműködni, de a rutinfeladatok elvégzése, mint pl.: képek, tartalmi elemek, szövegek, oldalak módosítása, naprakész információk feltöltése, technikai ellenőrzés, stb. vígan kiszervezhető feladatok.

A teljesség igénye nélkül a fentiek csak olyan napi/heti feladatok, melyek rengeteg időt emésztenek fel, de szükségesek a folyamatos bevételszerzéshez. Viszont a jó hír, hogy nem kell mindent is egyedül megoldani. Ezért vannak a virtuális asszisztensek!