Virtuális asszisztens feladatok III. rész

3. Ügyfélszolgálati tevékenység

Nem gondolom, hogy ezt a feladatkört különösebbképpen magyarázni kellene.

Akár terméket, akár szolgáltatást értékesít vagy nyújt egy vállalkozás vevőszolgálati feladatok vannak és lesznek.

Kezelni kell az ügyfelek kérdéseit és reklamációit, akár telefonon, emailban vagy akár chaten érkeznek. 

De ez nem csupán egy passzív feladat kör, ahol várjuk, hogy a leendő vagy meglévő vásárló felkeressen bennünket, hanem kezdeményezhetünk. Sőt szükség is van rá. 
Kérhetünk visszajelzéséket a termékről vagy a vásárlási folyamatról. Ajánlhatjuk nekik a hírlevél feliratkozást, hogy folyton új információkkal gazdagodjanak.

Ehhez szükség van egy adatbázis vagy CRM összeállításra, az ezekben kezelt adatok rögzítésére és frissítésére. Figyelve az adatkezelési irányelvekre.

Idetartozik még a megrendelések feldolgozása, ügyfél értesítések kezelése, kifizetések nyomonkövetése és akár a számlázás is, valamint fuvar szervezése a szállításhoz.

Nem elvárható, hogy egy virtuális asszisztens egymaga elvégezze egy teljes cég ügyfélszolgálati feladatait. Inkább életszerű, ha a bejövő emailokat csoportosítja vagy cimkézi. Amit szükséges tovább küldi az illetékes személynek és nyomonköveti a feladat elvégeztéig.
Megszűri az emailok, ha kell a felesleges hírlevelekről leiratkozik, spam leveleket átnézi és ami szükséges azt törli vagy kiemeli onnan.
Sőt akár általános emailokat meg is válaszolhat.

Ezek olyan aprónak tűnő, ám sok időt és energiát igénylő feladatok, melyek segítik a valódi értékesítési munkát.

4. Marketing támogatás

Ez az a terület, ami már-már szakosodást kíván meg az asszisztenstől.

Hiszen egy szerte ágazó feladatkörről van szó. Létezik itt social media, email kampányok, hírlevelek, blog bejegyzések, onilne hirdetések, online közösségek kezelése, landing oldalak létrehozása stb.....

Megbízó szempontból ez az a terület, ahol ha lehet érdemes marketing ügynökséget alkalmazni, ahol mindenre van egy-egy szakember.

De ne legyünk naívak, nem mindenki engedheti meg magának a havi több milliós kiadást csak "reklámra".

Így hát van létjogosultsága a virtuális asszisztensi támogatásnak. 

Fontosnak tartom kiemelni, hogy mint virtuális asszisztensnek az alaptézisem, hogy a megbízó pénzét nem égetjük feleslegesen. Szóval ha nem értek a hirdetésekhez, akkor nem vállalom el azokat a munkákat, ahol elvárás a vevőszám emelés hirdetés alapján.

Ezzel együtt van számos olyan feladat, amelyet el tudok látni:

- kapcsolattartás a közösségi médiában ( értsd. poszt hozzászólásokra reagálás, azok moderálása)
- online közösségek kezelése (facebook csoport vagy insta chat csatornák)
- népszerű hastegek kutatása a vevők számára
- blog bejegyzések írása
- hírlevelek készítése és kiküldése
- email sablonok készítése
- levelező lista karbantartása
- kulcsszavak kutatása
- infografikák létrehozása

És ennek kicsit mostoha testvérének tűnik, de a rendezvény szervezés is idetartozik.

Hivatalos engedélyek beszerzése, megfelelő hely megtalálása és lefoglalása, program összeállítása és annak kivitelezése, megfelelő dekoráció és ételek beszerzése, rendezvény végi elszámolások elkészítése.